Как расставлять приоритеты: система для занятых людей

Что такое приоритет и почему без него система задач не работает

Когда в делах царит хаос и непонятно, с чего начать, нужен системный подход к приоритизации. Методы приоритизации — это не просто длинные списки задач: при дефиците времени последовательное выполнение по списку редко работает.

При ограниченных времени, энергии и других ресурсах важно уметь анализировать и сортировать задачи, выделять действительно первостепенные и сознательно выбирать самые актуальные. Ежедневная ревизия задач на работе не менее важна: ситуация меняется, и вместе с ней меняются приоритеты и долгосрочные цели.

Чем больше масштаб работы, тем выше цена ошибки. Непонимание, как правильно расставлять приоритеты, снижает эффективность и повышает тревожность, портит взаимодействие в рабочих делах.

С чего начать расстановку приоритетов на работе

Как недооценка, так и переоценка задачи снижают эффективность работы: самостоятельной или командной. В первом случае упускаются важные детали, что в дальнейшем может привести к неожиданным и неприятным последствиям. Во втором случае происходит неравномерное распределение сил, и пока команда тратит их на незначительные нюансы, другие, более важные или срочные задачи простаивают.

Перед тем как выставить приоритет, запишите все, что необходимо выполнить до дедлайна, максимально подробно: это поможет оценить каждую задачу, назначить ответственного, взвесить риски и выбрать подходящий метод и систему.

Старайтесь, чтобы описание задач соответствовало единой логике, это упростит ранжирование.

Укажите следующие параметры (список можно расширить или сузить):

• сроки, ожидаемый результат,
• последствия невыполнения или ошибки,
• влияние на конечную цель,
• влияние на работу других людей,
• максимальное количество доступных ресурсов.

Два ключевых критерия, которые необходимо указать рядом с каждой задачей, — важность и срочность.

1. Важность — это то, что значительно влияет на ход всей работы. Например, качественная презентация для заказчика.
2. Срочность — это срок, за который нужно выполнить задачу.

Как использовать методы приоритизации задач

Есть несколько известных, зарекомендовавших себя методов, как расставить приоритеты в работе. Независимо от того, какой вы возьмете за основу, придерживайтесь системности в применении. На время освоения и закрепления метода постарайтесь фиксировать все этапы и анализировать недочеты и ошибки: что пошло не так, на каком этапе, как можно было избежать сложностей.

Матрица Эйзенхауэра

Подскажет, что делать, когда задач слишком много. В ее основе — описанные выше понятия срочного и важного. Чтобы использовать метод расстановки приоритетов, разделите дела на четыре группы.

1. Срочные и важные задачи. Это то, что значительно влияет на ход работы, частично или полностью определяет ее результат и требует быстрого решения. Эти дела ставятся первыми в списке приоритетов, к ним привлекаются основные ресурсы и самые опытные участники команды. Если задач несколько, проведите расстановку уже внутри группы задач.
2. Несрочные и важные, без четких дедлайнов, но имеющие значение для работы. Чтобы эти задачи не превратились в срочные, запустите процесс решения и поставьте сроки, которые позволят сотрудникам работать в спокойном комфортном режиме.
3. Срочные и неважные. Последнее определение здесь условно. Подобная рутина, например покупка зерен для кофемашины, оформление пропусков новым сотрудниками, не влияет на процесс принципиально, но требует внимания. Задачи удобно делегировать, при этом назначив кого-то, кто будет следить за выполнением.
4. Несрочные и неважные задачи, иногда их называют псевдодела, —те, что можно вообще не решать, например составление формальных внутренних отчетов. Если таких задач в списке несколько, стоит задуматься, почему они вообще существуют и возможно ли перестроить процесс без них, чтобы экономить ресурсы.

Вступайте в сообщество Школы управления РБК в Telegram или «Макс», чтобы общаться с руководителями из разных сфер, выстраивать нетворкинг и получать советы экспертов.

Матрица вероятностей последствий

Здесь на первый план выходят потенциальные риски, которые несет невыполнение или недостаточно хорошее выполнение задач. Распределите задачи по четырем зонам в зависимости от степени критичности рисков: максимально проблемная красная, менее проблемная оранжевая, желтая и зеленая. Каждая задача рассматривается с точки зрения того, к какому риску она может привести, насколько вероятен этот риск и как он может повлиять на конечную цель. Красные и оранжевые задачи — те, что решаются в первую очередь. Оценивайте критичность не только «здесь и сейчас», но и в перспективе.

Метод «трех точек», или PERT-анализ

Помогает более точно оценить срочность задачи и поставить реальные сроки ее выполнения. Метод удобно использовать вместе с матрицей вероятностей последствий, чтобы понять, как учитывать сроки при приоритизации.

Для каждой задачи выставляется три условных дедлайна.

1. Оптимистичный — если все пройдет без накладок и задержек.
2. Пессимистичный, если по ходу выполнения возникнут сложности и процесс затянется.
3. Наиболее вероятный — самый реалистичный вариант, время, которое обычно уходит у команды на решение схожих задач.

Метод ABCDE

Каждому делу в списке задач присваивается своя буква по мере убывания приоритетности: А — самый высокий приоритет, Е — минимальный, это дело можно перенести или не выполнять вовсе.

Дела «первой важности» не должны занимать весь день, это станет большой нагрузкой. Оптимально, если дело А будет одно, максимум три, дел В — не больше пяти, остальные по возможности.

Матрица «усилия — влияния»

Поможет понять, с чего начать расстановку приоритетов. Не всегда затраченные усилия прямо пропорциональны результату. Так, минутный звонок и правильно сформулированная просьба могут значительно повлиять на долгосрочные цели, а неважный отчет — занять целый день. Чтобы не распылять ресурсы, распределите задачи с учетом необходимых усилий и влиянию на результат.

1. Наиболее приоритетные — задачи с высоким влиянием, которые почти не требуют усилий.
2. Следующими стоит выполнить задачи, которые требуют больших усилий и при этом имеют серьезное влияние, к их выполнению следует подойти особенно тщательно.
3. Задачи третьей очереди — с малыми усилиями и низким влиянием.
4. Последние в системе планирования и конкуренции — трудозатратные задачи с низким влиянием.

Как выбирать приоритет, когда все задачи срочные

Если вы находитесь в ситуации, где все задачи сложные и горящие, и непонятно, как задать приоритет, для начала задайте вопрос, не давят ли на вас чужие завышенные ожидания или собственный перфекционизм. Бывает, что срочность вызвана не реальным состоянием дел, а тревожностью и перфекционизмом.

• В таких ситуациях оцените, что действительно произойдет, если задача не будет выполнена прямо сейчас, и как будет выглядеть худший вариант развития событий.
• Не бойтесь обсуждать сомнения с командой или заказчиком и прямо говорить, что не знаете, как справиться с таким объемом задач.
• Не забывайте об отдыхе: переутомление влияет на результат хуже, чем перерыв, в зависимости от масштаба задачи и уровня стресса — от 15 минут до одного-двух дней.

Если организму не выделять время на перезагрузку, он начнет искать способы сам. Один из них — смещенная активность, которая возникает как защитная реакция при конфликте задач. Помимо бесцельного скроллинга, это могут быть:

• перекусы;
• затяжные разговоры по мелочам;
• зацикливание на несущественных деталях;
• монотонная «занятость» — рутинные дела ради чувства продуктивности;
• прокрастинация через уборку или проверку почты.

Такая активность отъедает внимание и время. Короткая прогулка, сон или дыхательные упражнения возвращают фокус и снижают стресс эффективнее. Планируйте паузы заранее, чтобы смещенная активность не замещала реальные перерывы и не нарушала приоритеты.

Как расставить приоритеты в жизни и сделать приоритизацию регулярной системой

Сложности с тем, как поставить приоритет, касаются не только работы, но и других сфер жизни: отношений с близкими, финансовых трат, баланса между работой и отдыхом (work-life balance). Несмотря на то что эти области больше затрагивают эмоции и чувства, методы приоритизация задач к ним тоже применимы.

Например, многие техники удобно использовать, планируя отпуск или выходные. Вместо временных затрат можно оценивать эмоциональные, а результатом считать моральное удовлетворение, радость и внутреннюю гармонию. Введите в привычку составлять списки дел в ежедневнике и присваивать им степень важности, рассчитывать время ремонта или поисков работы по методу трех точек. Методы приоритизации задач помогут не впадать в панику, когда дел слишком много, а ресурсы ограничены, отличать важное от срочного и правильно оценивать срочность выполнения.